Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 2026-09-19

Kto odpowiada za Twoje dane

Administratorem danych osobowych opisanych w tej polityce jest Dominik Myszkowski (HerbaPortal). Kontakt: contact@herbaportal.com albo formularz kontaktowy. Polityka dotyczy tej strony, wersji demonstracyjnej HerbaPortal pod adresem demo.herbaportal.com oraz firm, z którymi kontaktuję się z własnej inicjatywy.

Co jest przetwarzane i po co

Formularz kontaktowy zbiera imię i nazwisko, adres e-mail i treść wiadomości. Przetwarzam je, aby odpowiedzieć na zapytanie i podjąć działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), oraz na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest prowadzenie korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W celu ochrony przed nadużyciami strona krótkotrwale przetwarza adres IP nadawcy formularza w pamięci serwera (ograniczanie liczby zgłoszeń) i w logach serwera — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest bezpieczeństwo usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jeśli zapiszesz się do newslettera, przetwarzam Twój adres e-mail w celu jego wysyłki, na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zapis jest jednoetapowy: subskrypcja działa od razu, a każda wiadomość zawiera link do wypisania się jednym kliknięciem. Lista subskrybentów jest prowadzona u mojego dostawcy usług e-mail (Plunk), a po wypisaniu się Twój adres jest z niej usuwany. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.

Wniosek o dostęp do wersji demo

Formularz na demo.herbaportal.com, w którym prosisz o dostęp do wersji demonstracyjnej HerbaPortal, zbiera imię i nazwisko, adres e-mail, kraj, preferowany język i nazwę gabinetu lub firmy, a jeśli je podasz — także numer telefonu, NIP i wiadomość. Zapisuje też wybrane przez Ciebie hasło, wyłącznie w postaci jednokierunkowego skrótu (hash), żeby po akceptacji wniosku można było się zalogować, oraz krótki kod strony lub listu, który skierował Cię do formularza. Adres IP nie jest zapisywany razem z wnioskiem.

Przetwarzam te dane, aby potwierdzić Twój adres e-mail, rozpatrzyć wniosek, dać Ci dostęp do wersji demo i korespondować z Tobą w tej sprawie — to działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Wniosek, którego adres e-mail nie zostanie potwierdzony, jest usuwany automatycznie po 24 godzinach. Potwierdzony wniosek jest usuwany automatycznie 12 miesięcy po potwierdzeniu — niezależnie od tego, czy został zaakceptowany.

Po akceptacji otrzymujesz w wersji demo konto terapeuty z kilkoma fikcyjnymi pacjentami, a to, co tam wpiszesz, jest przechowywane w wersji demo. Demo służy do prezentacji, nie do pracy: wpisuj wyłącznie zmyślone dane, nigdy prawdziwą dokumentację pacjentów. Konto usuwam na Twoją prośbę, a w każdym razie 12 miesięcy po akceptacji.

Wersja demo działa na serwerach OVHcloud w Unii Europejskiej — we Francji, z kopiami zapasowymi w Polsce. Jej wiadomości e-mail są wysyłane przez Plunk, który przechowuje też adresy, na które doręcza pocztę.

Jeśli to ja pierwszy skontaktowałem się z Twoją firmą

Jeśli napisałem do Twojej firmy, zanim otrzymałem wiadomość od Ciebie, przetwarzam znalezione służbowe dane kontaktowe: nazwę firmy, imię, nazwisko i funkcję osoby, do której się zwracam, służbowy adres pocztowy i e-mail, numer telefonu oraz notatki z naszej korespondencji. Pochodzą one ze źródeł publicznych — strony internetowej Twojej firmy, publicznego rejestru (np. CEIDG lub KRS), katalogu branżowego albo targów — a każda pierwsza wiadomość wskazuje źródło, z którego skorzystałem.

Przetwarzam je, aby przedstawić Twojej firmie HerbaPortal, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest marketing bezpośredni skierowany do firm (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zbieram wyłącznie dane związane z funkcją służbową i nie kupuję baz kontaktów. Tam, gdzie prawo danego kraju wymaga uprzedniej zgody na służbowy kontakt e-mailowy lub telefoniczny — tak jest w Polsce — pierwszy kontakt odbywa się listownie.

Przechowuję je do czasu Twojego sprzeciwu, a jeśli nie odpowiesz — najdłużej 12 miesięcy od mojej ostatniej wiadomości; jeśli odpowiesz, korespondencję przechowuję zgodnie z sekcją „Jak długo przechowuję dane”. Po sprzeciwie zachowuję wyłącznie nazwę firmy, użyty adres i datę sprzeciwu na liście wykluczeń, żeby nigdy więcej się z Tobą nie kontaktować — tylko w tym jednym celu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw, bez podawania przyczyny — odpisz „STOP” albo napisz na contact@herbaportal.com — a ja więcej się z Tobą nie skontaktuję (art. 21 ust. 2–3 RODO).

Lista kontaktów i moja korespondencja są przechowywane na moim koncie Google Workspace (Google Ireland Limited). Google może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; takie przekazanie jest objęte ramami ochrony danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework) i standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej. Wiadomości do osób, które poprosiły o kontakt, mogą być wysyłane także przez Plunk.

Pliki cookie

Ta strona nie ustawia własnych plików cookie. Preferencja motywu kolorystycznego jest zapisywana wyłącznie w Twojej przeglądarce (localStorage) i nigdzie nie jest przesyłana.

Kontrola antyspamowa przy formularzu kontaktowym i zapisie do newslettera (Cloudflare Turnstile) może zapisać w Twojej przeglądarce plik cookie lub wpis w pamięci lokalnej, aby odróżnić człowieka od bota. Służy to wyłącznie tej kontroli — nie budujemy na tej podstawie Twojego profilu ani nie śledzimy Cię między witrynami.

Kto otrzymuje dane

Wiadomości z formularza trafiają do mojej skrzynki za pośrednictwem dostawcy usług e-mail (Plunk). Strona jest utrzymywana na infrastrukturze w Unii Europejskiej.

Przy wysyłce każdego z formularzy uruchamiana jest kontrola antyspamowa Cloudflare Turnstile: Twoja przeglądarka łączy się z Cloudflare, a mój serwer prosi Cloudflare o potwierdzenie wyniku, przekazując Twój adres IP. Dzieje się to na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest ochrona formularzy przed automatycznymi nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Cloudflare deklaruje, że dane z Turnstile nie służą do budowania profili reklamowych.

Jak długo przechowuję dane

Korespondencję przechowuję tak długo, jak wymaga tego wymiana wiadomości i ewentualne rozmowy przedumowne, najdłużej 3 lata, po czym ją usuwam.

Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania i usunięcia, ograniczenia przetwarzania i sprzeciwu wobec niego oraz przenoszenia danych. Możesz też złożyć skargę do organu nadzorczego — w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Nie stosuję zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.

W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest zawsze uwzględniany, bez ważenia interesów (art. 21 RODO).